Ciemne i jasne strony ubezpieczania należności

Mimo że Polska gospodarka w 2009 roku uniknęła recesji i osiągnęła dodatni PKB, ostatnie kilkanaście miesięcy okazały się sporym wyzwaniem dla działów firm kontrolujących ryzyko. Jednym z obszarów ryzyka, które wymagało na pewno szczególnego nadzoru, była kontrola należności.

Bardzo pomocnym narzędziem zabezpieczającym przed rosnącą liczbą niewypłacalności dłużników okazało się niewątpliwie ubezpieczenie portfela należności. Coraz więcej firm ubezpieczeniowych przedstawia w swojej ofercie możliwość ubezpieczenia należności dostosowaną odpowiednio do potrzeb i rozmiarów prowadzonej przez firmę działalności. Jakie mogą być zatem jasne i ciemne strony ubezpieczenia należności?

Polisa powinna przede wszystkim być dostosowana do modelu biznesowego firmy, tak aby przy maksymalnej ochronie przed ryzykiem jednocześnie dawała możliwość zachowania elastyczności działań handlowych. Wybór ubezpieczyciela znającego specyfikę branży, w której działa firma, powinien ułatwić dostosowanie warunków polisy do specyfiki działania firmy. Spowoduje to jednocześnie, że decyzje ubezpieczyciela co do limitów kredytowych będą tę specyfikę uwzględniały.

W procesie wyboru ubezpieczyciela oraz uzgadniania szczegółów polisy warto skorzystać z doradztwa firm brokerskich mających doświadczenie w ubezpieczaniu danej branży. Dodać należy, że wybrana firma brokerska będzie służyła pomocą w interpretacji zapisów polisy, rozstrzyganiu sporów na linii ubezpieczyciel – ubezpieczający już w trakcie trwania ubezpieczenia należności, oraz że pomoc owa nie wymaga od ubezpieczającego ponoszenia kosztów.

Poniżej przedstawione zostały w kilku punktach czynniki, które kształtują charakter polisy, a tym samym wpływają na strategię sprzedażową firmy.

Parametry polisy

Limit w ramach ryczałtu – tzn. limit, który będzie ustalany bezpośrednio przez samego ubezpieczającego. Warto wynegocjować taką wysokość ryczałtu, która zapewni firmie ubezpieczenie stałych kontrahentów oraz umożliwi swobodę pozyskiwania nowych bez konieczności zgłaszania na nich wniosku kredytowego do ubezpieczyciela. Jeżeli średnie saldo na kontrahencie wynosi np. 50 tys. PLN, to wartość ryczałtu powinna oscylować wokół tej kwoty. Poza tym rygorystyczne kryteria oceny wyników finansowych kontrahentów przez ubezpieczycieli powodują, że przyznane limity mogą być poniżej wnioskowanych kwot lub też w wysokości niższej niż przyznany ryczałt. Jeżeli firma nie będzie w stanie samodzielnie podjąć decyzji, kontrahent nie spełnił wymogu doświadczeń płatniczych, bądź też kwota transakcji przekroczy poziom limitu ryczałtowego, zawsze pozostanie jej zgłoszenie wniosku kredytowego na kontrahenta do ubezpieczyciela.

Bardzo duże korporacje oraz polskie oddziały zagranicznych koncernów uzależniają zakup towaru od uzyskania odroczonego terminu płatności. Jeżeli wcześniej firma nie zbudowała odpowiedniej liczby i wartości pozytywnych doświadczeń płatniczych, będzie narażona na pokrycie całego ryzyka niewypłacalności kontrahenta. Rozwiązaniem może być w takim wypadku wynegocjowanie z ubezpieczycielem wartości limitu na kontrahenta niezweryfikowanego, a więc bez doświadczeń płatniczych. Plusem takiego rozwiązania jest niewątpliwie redukcja ryzyka kredytowego. Minusem będzie niewielki próg limitu oraz większy udział procentowy w szkodzie ubezpieczającego, który może wynieść nawet kilkadziesiąt procent. Dodatkowo ubezpieczający będzie obciążony obowiązkiem posiadania dokumentów rejestrowych kontrahenta przed zawarciem transakcji.

Doświadczenia płatnicze – sprzedaż zapłacona nie później niż przed upływem maksymalnej prolongaty płatności w określonym w polisie czasie (z reguły jest to okres ostatnich 12 miesięcy poprzedzający włączenie należności do ubezpieczenia). Im mniejsza liczba i wartość pozytywnych doświadczeń płatniczych jest potrzebna do ubezpieczenia kontrahenta, tym szybciej firma będzie w stanie zaproponować mu odroczony termin płatności i kredyt kupiecki bez ponoszenia całkowitego ryzyka niewypłacalności kontrahenta.

Maksymalna prolongata płatności (MPP) – okres przeterminowania terminu płatności faktur, po którym trzeba należność zgłosić ubezpieczycielowi do windykacji. W branży IT jest to zazwyczaj okres oscylujący w granicach 60 dni. Warto z ubezpieczycielem wynegocjować przynajmniej 2-tygodniowy okres na zgłoszenie upłynięcia maksymalnej prolongaty płatności. Czasami przeterminowanie faktur nie wynika bezpośrednio z winy dłużnika (np. faktura została wystawiona, ale przewoźnik nie dostarczył towaru i dostawca zgłosił reklamację) i firma nie widzi konieczności zgłaszania należności do windykacji, mimo przekroczenia maksymalnej prolongaty. Inną sytuacją są niewielkie kwoty przeterminowań wynikające np. z konieczności skorygowania faktury. Parametrem, który wyłączy konieczność zgłaszania niewielkich kwot, jakich prawdopodobieństwo niezapłacenia jest znikome, może być próg kwotowy obowiązku zgłoszenia przeterminowanej należności. Ubezpieczający może wynegocjować, że np. do kwoty 4 000 PLN dla należności w ramach limitu ryczałtowego i do kwoty 8 000 PLN dla limitów ustalanych przez ubezpieczyciela – nie ma obowiązku zgłaszania upłynięcia maksymalnej prolongaty płatności, a co za tym idzie, ubezpieczający nie traci ubezpieczenia dla tychże należności.

Przewlekła zwłoka – zanim ubezpieczyciel zakwalifikuje zgłoszoną wierzytelność jako szkodę (za wyjątkiem prawnie stwierdzonej niewypłacalności), przeprowadza proces windykacyjny, na który w polisie również jest określona liczba dni. Akceptowalną wartością będzie w tym przypadku okres 90–120 dni.

Wartość maksymalnego odszkodowania – często jest to próg kwotowy lub określona wielokrotność zapłaconej składki, np. 35-krotność zapłaconej składki w danym roku ubezpieczeniowym.
W przypadku rozproszenia portfela należności na dużą liczbę kontrahentów, właściwie nie ma ryzyka, że wielkość szkód przekroczy maksymalny poziom odszkodowania. Problem może się pojawić w sytuacji, kiedy firma zawiera małą liczbę kontraktów na duże kwoty lub nawet realizuje pojedynczą sprzedaż, która znacznie przekracza maksymalny próg odszkodowania. W takiej sytuacji ubezpieczyciel w ramach zgody na objęcie ubezpieczeniem całkowitej kwoty sprzedaży może zażądać np. podwyższenia składki minimalnej określonej w polisie.

Udział własny w szkodzie – może być różny dla odszkodowań w ramach limitu ryczałtowego i limitu przyznanego przez ubezpieczyciela, przy czym jego wartość powinna oscylować w przedziale 5–15%.

Sposób naliczania składki – składka może być liczona jako procent obrotu brutto z kontrahentami, przy czym powinien być to obrót z tytułu transakcji realizowanych z odroczonym terminem płatności. Minusem składki liczonej od obrotu jest konieczność włączenia do obliczeń całego obrotu zrealizowanego z kontrahentem. Przy składce liczonej od salda można wprowadzić zapis, który będzie wyłączał część salda ponad limit ubezpieczony. Wybór odpowiedniego sposobu zależy od specyfiki działalności firmy. Lepszym rozwiązaniem dla firm, które posiadają długie terminy płatności, jest naliczanie składki od obrotu, dzięki czemu uniknie się płacenia po kilka razy za te same faktury. Składka od salda jest naliczana miesięcznie i np. firma, która wystawiała fakturę na ponad 60-dniowy termin płatności, będzie musiała ją uwzględnić co najmniej dwukrotnie w procesie naliczania składki. Dodatkowym atutem naliczania składki od obrotu jest możliwość jej naliczania w odstępach kwartalnych, półrocznych, a nawet rocznych.

Ubezpieczyciel może zachęcać ubezpieczającego do utrzymywania niskiej szkodowości przez wprowadzenie zapisu o udziale w zysku z tytułu małej szkodowości – rozumianego jako określony procent zwrotu części zapłaconej składki, po uwzględnieniu sumy tzw. kosztów administracyjnych, szkód wypłaconych oraz rezerw utworzonych z tytułu przyszłych szkód. Innym rozwiązaniem, bardziej ryzykownym dla ubezpieczającego, jest z jednej strony bonus za niską lub zerową szkodowość bez potrącania kosztów administracyjnych i powstałych szkód, z drugiej zaś – wzrost stopy składki w przyszłych okresach za przekroczenie określonego w polisie wskaźnika szkodowości. Warto więc zastanowić się, czy bardziej opłaca się zaryzykować wprowadzenie zapisu o potencjalnych zyskach z jednej strony i ryzyku wzrostu stawki składki z drugiej, czy w ogóle zrezygnować z takiej klauzuli.

Franszyza redukcyjna lub integralna – franszyza redukcyjna polega na odjęciu od wartości odszkodowania określonej w polisie kwoty, dlatego ważna jest jej wynegocjowana wartość, aby uzyskać jak największy stosunek wypłaconych szkód do zgłoszonych szkód. Przy wysokiej wartości franszyzy redukcyjnej i niskiej wartości szkód stosunek ten będzie bardzo niekorzystny, np. przy franszyzie redukcyjnej o wartości 2 000 PLN trzeba również wziąć pod uwagę, że praktycznie każda należność równa bądź mniejsza od tej kwoty nie jest ubezpieczona. Lepszym rozwiązaniem wydaje się być franszyza integralna, która – co prawda – wyklucza uzyskanie ubezpieczenia poniżej jej wartości oraz występuje w połączeniu z udziałem własnym w szkodzie, ale chroni przed ryzykiem należności powyżej wyznaczonego progu.

Ubezpieczenie należności dla grupy kapitałowej – powinno obowiązywać we wszystkich spółkach grupy na takich samych zasadach oraz umożliwiać korzystanie z wzajemnych doświadczeń płatniczych. Drugim istotnym elementem jest limit kredytowy dla kontrahentów, który mimo że przyznawany jest przez ubezpieczyciela dla danej spółki w grupie, może również być wykorzystany przez inne spółki grupy w takiej proporcji, w jakiej nie jest wykorzystany w spółce, dla której został przyznany.

Zmiany niektórych istotnych parametrów w trakcie trwania roku ubezpieczeniowego

Rok 2009 okazał się dla wielu ubezpieczających należności okresem wzmożonego napływu wniosków o wypłatę odszkodowań, których suma niejednokrotnie przewyższała kwotę zapłaconych składek. W związku z powyższym ubezpieczyciele – w celu podwyższenia stopy składki w trakcie trwania roku ubezpieczeniowego – byli skłonni korzystać z art. 816 Kodeksu cywilnego w brzmieniu: W razie ujawnienia okoliczności, która pociąga za sobą istotną zmianę prawdopodobieństwa wypadku, każda ze stron może żądać odpowiedniej zmiany wysokości składki, poczynając od chwili, w której zaszła ta okoliczność, nie wcześniej jednak niż od początku bieżącego okresu ubezpieczenia. W razie zgłoszenia takiego żądania druga strona może w terminie 14 dni wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym. Przepisu tego nie stosuje się do ubezpieczeń na życie. Po pierwsze, zmiana stopy składki w trakcie roku ubezpieczeniowego naraża firmę na wzrost kosztów wcześniej nieplanowanych. Po drugie, wraz ze zmianą stopy stawki ubezpieczyciel stara się wprowadzić obostrzenia, które redukują swobodę w podejmowaniu samodzielnych decyzji kredytowych (zmniejszenie ryczałtu) bądź też prowadzą do przejęcia większego ryzyka niewypłacalności na ubezpieczającego (udział własny w szkodzie). Sposobem na uniknięcie podwyższenia stopy składki może być wynegocjowanie zapisu w polisie, który będzie chronił ubezpieczającego przed taką zmianą w trakcie trwania roku ubezpieczeniowego.

Korelacja parametrów polisy z wewnętrzną kontrolą ryzyka kredytowego

Przy dużej liczbie kontrahentów system informatyczny ubezpieczającego powinien być dostosowany do warunków zawartych w polisie, aby kontrolować działalność działów handlowych często skłonnych do podejmowania decyzji sprzedażowych, które nie spełniają parametrów polisy. Pomocne może się okazać stworzenie odpowiednich wewnętrznych procedur kontroli ryzyka kredytowego dla firmy, które w przystępny sposób – z uwzględnieniem zapisów polisy – określą:
• dokumenty niezbędne do przyznawania limitu oraz ich obieg wewnątrz firmy,
• ścieżkę decyzyjną w zakresie przyznawania limitów kredytowych,
• pojęcie koniecznych doświadczeń płatniczych,
• pojęcie limitu ryczałtowego i jego wysokość,
• maksymalne opóźnienie, jakie może wystąpić w płatnościach, powodujące blokadę sprzedaży – warto oprócz progu podyktowanego polisą zastosować wewnętrzny próg na potrzeby firmy, np. 14 dni.

Podsumowując powyższe rozważania, należy stwierdzić, że ubezpieczenie należności jest niewątpliwie produktem, który znacząco redukuje ryzyko kredytowe firmy, chroni przed utratą płynności spowodowanej niewypłacalnością kontrahentów, daje możliwość ekspansji sprzedażowej poprzez oferowanie odroczonych terminów płatności oraz wpływa na poprawę wewnętrznej kontroli ryzyka kredytowego przez dostosowanie procedur do wymogów polisy. Z drugiej strony, wymusza na ubezpieczającym bardzo rygorystyczną kontrolę należności pod kątem przestrzegania warunków ubezpieczenia, co może wiązać się z koniecznością zwiększenia zasobów ludzkich. Ponadto ubezpieczenie należności może powodować ograniczenia w sprzedaży do kontrahentów, których ubezpieczyciel uzna za zbyt ryzykownych. Warto również pamiętać, że bardzo wysoki wskaźnik szkodowości na polisie w danym roku ubezpieczeniowym z pewnością wpłynie negatywnie na wartość jej parametrów, takich jak wysokość stawki i limitów ryczałtowych w przyszłych okresach ubezpieczeniowych.




Autor: Paweł Kwiatkowski, "Controlling. Wiedza i narzędzia praktyczne"